企业技术部门提高人工效率的方法

企业技术部门提高人工效率的方法

制定有效的工作计划表，把工作明细以列表的形式罗列出来。每件事情都有重要和不重要之分，有急也有缓，所以我们就应该在日常的工作中注意这个细节，把重要的又很急的事情放在第一位，很急但也不是特别重要的放在第二位，重要但又不急的放在第三位，不重要也不急的放在最后做。这样你就可以高效率的完成该做的事情了，当然这个最主要的一点就是你要份清楚什么事重要的，什么事很急的，什么事可做可不做的，把这些分清楚后着手起来比较快点。还有就是每天把日程表记录好，规定好每个时间段的工作量，最好把自己每完成一件事情的工作时间记录下来，看看每个时间段你的工作完成效率，看看你每天花费最多时间的事情是什么，而这件事情是否对于你的工作有很大的促进和提高作用，再根据情况做好时间调整，这样可能会更好点。一、影响工作效率的8种通病及其对策       每个办公室都存在效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。而令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。        检查一下你的办公室，看看是否存在造成工作效率低下的8种通病，然后加以改进。 1、过时的技术设备    过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20-30秒钟；用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成电脑死机。    怎样判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。 2、工作空间安排不合理    花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。    要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。 3、效率低下的文件管理制度    文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。    要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件最类，以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。 4、未加管制的信息流    由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。    减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在办公室时关掉移动电话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。 5、组织拙劣的会议    召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。经常会发生这样的情形：员工们被如集起来开会讨论某个主题，结果会期拖得过长，决定未能作出，或者是偏离了会议要解决的问题。    开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。 6、低于标准的研究资源    依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的劳动。 只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作，看看能不能找到光盘版——这样搜索起来就非常方便快捷。 7、干扰 许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。     重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。 8、混乱     许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。 环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。 二、快速治理办公室混乱局面的5种方法 书本堆得像金字塔那样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，计算机电缆经常绊倒人…… 如果你的公司的办公室是这个样子，那么，你就得改善 一下办公室的管理了。采取以下5个步骤，营造出高效率的办公环境。 1、将不常用的东西转移到其他的地方 随便看看你就会发现，办公室里很少使用的东西数量惊人。过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯……不一而足。在伸手可及的范围内只保留最为常用的东西，将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。 2、将过期的文件加以清理存放 没有必须将办公室的文件柜都塞得满满的。给文件柜“瘦身”——对过期文件加以清理存放。如果一个文件你在过去12个月里都没有找来看过，那么它就在此列。这项工作耗时不多，但可谓一举两得：既节约了时间又腾出了空间。                     3、注意你的电脑显示器 在电脑显示器占据你的桌面时，要释放更多的空间是比较困难的。一个选择是使用显示器架，可以将文件和其他东西放到它下面；另一选择是选用LCD显示器，它只占用的空间只有CRT显示器的三分之一。 4、充分利用办公空间 如果办公场所狭小，就要想办公充分利用每一寸空间。可以将架子安到墙上，桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多种办公设备，可以考虑购买一台多功能一体机。 5、扔掉旧的阅读材料 你可能保存着不少不再需要的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉。如果担心会丢掉重要的文章，在扔掉它们之前浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你的阅读和清理的周期。 三、利用科技改善工作流程 从自动化表格处理到即时讯息，今天的科技能够帮助员工更快更聪明地进行工作。 以下5种方法可以使公司的运作更为流畅： 1、管理职能自动化 许多公司将原来靠人工完成的管理职能——如给员工打考勤、管理支出表格等交由电脑网络来完成。这一举措可以减少员工花在搜集、处理和发布信息所用的时间，使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上。另外，信息流的自动化还能减少人工操作所造成的不可避免的错误。 2、改进公司范围内的信息共享 电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息，这比传统的打印通知和开会更为快捷也更为经济。通过这种方法，公司可以对市场变化作出快捷的反应，员工也能快速地适应公司的政策和节支措施。公司还可以创建电子数据档案，减少文件归档、存放的负担。 3、共享信息资源 将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享，可以使员工更快更高效地获取信息。例如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者。而在过去，他就得与每位成员协商，找到合适的时间后再逐个通知。 通过将合同经理和客户数据库进行共享，公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和联系方式，使他们能够立即满足客户的需求。 4、快速、便宜的沟通交流 即时讯息工具使员工能够通过英特网彼此进行实时沟通，不受地域限制，而不会带来高额的费用。过去，不同部门之间要进行协作，就得腾出专门的时间、打长途电话或是召开电话会议。                     5、实时在线协作 驻外工作人员也能够来到网上会议室，编辑文件或是进行演示。例如，利用微软公司“bCentral”提供的“共享观点团队服务”（SharePoint  Team  Services），员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修改，还能够建立文件档案馆和召开讨论会。这样做不仅能够提高工作效率，还减少了由于文件的不同打印版本所造成的混乱。 四、10种良好的工作习惯 一天的工作什么时候才算完成？对于许多小公司来说，答案是“永远没完”。 甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私 人生活之间保持一种健康的平衡，员工要学会在工作时保持高效，从而得以在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点，就会精力不济、创造力低下，最终危及健康。     用以下10种方法，你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。 1、每天都以计划开始 在核对电子邮件或语音邮件之前，每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是今后几天内在完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时候停止工作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。 2、分派任务 在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快完成任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了他们的计划。 3、控制干扰 不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件；将电话转为语音邮件，只回复那些确有急事的电话；要求将会议安排在你方便的时候召开。 4、早工作早离开 加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚，然后又导致你要工作到很晚，如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作，早一点离开。开始这样做很困难，但你会很快发现，早点开始工作能够使你每天有做计划的时间，从而提高了你的工作效率。 5、不要在工作时间干私事   一些员工放任自己，在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的，因此要对付帐单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作，如果你将很多时间用于与工作无关的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。 6、下班一小时前才将电话铃声调响   在一天的正常工作结束后，将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务，又能够使你不用工作到很晚的时间。 7、依靠和信赖电子邮件 许多日常的交流通过电子邮件就可以完成，不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然，也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但是，绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。 8、检查你的技术设备 “磨刀不误砍柴工”，对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作，使你可以按时回家。例如，一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。 9、利用自动化手段   充分利用办公自动化设备和应用程来完成工作任务，这样会减少手工操作，使你获得更多的时间。 10、今日事，今日毕   许多员工由于白天完成不了任务，养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，员工要想方设法提高工作效率，做到“今日事，今日毕”。 25个提高工作效率的方法： 您可以通过文中提出的建议，调整你的工作方法，简化你的运营流程。 这是特殊的一天，像其它一些天一样，7点开始，当你坐下来喝第一杯咖啡时，你希望开展实质性的策略计划，开展大项目，透彻的认识你的员工下个季度的需要，这些事都对你的长期发展有益。但事实上，你很少有可能开始做这些……。顾客的紧急电话，私人的急事，马上要开的会议，堆积如山的文件，还有一些你要核查和签字的文件等着你处理。一下就到了晚上7点了，而你做的仅仅是一些补救工作。你希望明天会不同吗？那么请阅读下面的25条，简化你要处理的事务，这样你就有时间做一些真正重要的事。如果你能将这样的想法带到工作中，你就能在每天中得到多一点的空闲时间。 技术 将你的公司技术流水化，这样就会减少每个人的工作。kevin mcelligott是位于加州nevada的itech developers的创始人，这是一个技术咨询及主机供应公司。他说，企业主通常“没有意识到他们可以把事情变得更简单一些。”下面介绍如何将你的公司技术变成一流的技术的工作方法： 1. 使用中心服务器。一个服务器可以作为公司的不断增加的文件的数据库。mike beltrano是位于伊利诺斯州的vernon hills的cdw公司的servers的生产管理监理，他说，与其将许多电脑连接起来，不如“选择服务器，它更可信，并能提高你的业务。”还有一个好处是：使用中心服务器存储重要的文件，更容易每天都能更新重要的文件。 2. 电话。你是否将时间花费在语言邮件上？voip系统能以最低的价格提供一种人性化的通讯。事实上，voip可以比传统的小办公室电话系统便宜40%，而且能为小公司提供有用的特点。譬如说，可以像附件一样处理语言邮件—剪贴，移动，删除等。henry kaestner是位于北加州cary 的bandwidth.com公司的ceo，这是一家专门为公司提供voip服务的公司。这种系统相当新，但却变得越来越流行，越来越可靠，kaestner说，语言邮件可以越来越像电子邮件。 3.在网上处理。如果你的公司已经安排了会计包处理你的文件，可以自动处理额外的东西。看看你的会计软件能否能像电子邮件那样记录下最近的支付内容。mcelligott说：“顾名思义，这个系统将告诉你什么时候打电话。” mcelligott的自动记录处理器在每次提醒后都会被发发送给顾客，处理器在提醒三次会自动停止顾客服务。类似的，你的会计软件可以处理电子转换，所以你不用担心会耽误电子帐单。 4. 点击网页。你的网页是公司顾客找到公司的是主要方式。需要重点考虑的是确保顾客能找到相关的信息，而不要将所有的时间都花在制作地图上。网络faq列表可以减少顾客花在打电话问基本的问题的时间，也可以避免沮丧的顾客问其它不相关的问题。你不必是一个制作网面的专家。许多网页包括的公司可以提供一种可信的网址，而成本相对却更低，而许多网页提供工具进行网上购买或支付，这样的工作方法更有利于顾客找到你的公司。 金钱 金钱并非万恶之源，但却能引起许多麻烦。下面为您提醒五个技巧让您能巧妙的处理金钱问题： 5. 使用银行服务。manny calzon是位于佛罗里达tampa的merrill lynch的中心地区的财务经理，他说：“企业主拥有的一项资产是他们的现金。”但许多企业家不明白他们每个月要为银行付多少钱，要求使用银行陈述分析出具体的支付事项。calzon说：“针对你是否需要所有的需要付费的服务，你可以通过培训再做出决策，如果不是这样的话，你可以要求银行将程序流线化，减少相关的成本。”你可以再投资，将你的公司提高到更高的水平。 6. 使用电子填写系统。资产超过$1000万的，一年要填写250个或更多文档的公司要求使用电子税收填写表格。bradford hall是位于加州irvine的hall & company cpas的管理董事，他说：“小公司一般都不规则，他们需要电子自动付薪系统。”所以现在就开始让工作就得简单些。 7. 现在就支付，不要拖到后期。你可以提前支付小点的支票吗？如果你一个月支付$15而却选择六个月支付$90，你就能节省$1.95，以后你也不会有后期费用。最好的是，你不用花时间付费。 8.更新你的账目体系。hall说：“投资$1000万的公司应该有一个复杂的系统。”像businessworks， enterprise， great plains 和mas 90这样的软件会增加一个正在成长的公司的复杂性，但这些会使纳税及审查工作更简洁， 9.做记号。一个公司在不断的成长，却不了解行业内其它公司，是常见的事。和其它企业一样，你的会计已经计算出你的公司赚取了利润，你保留下数据，而末经过验证。hall说：“公司不会再利用这些数据。” 10. 进行合并。你可能支付的价钱有一点点高，但一年在同一个机构更新令你不满意的保险单，而不要一年三、四次的更新。这样你就能节省时间，scott simmonds是位于缅因州saco的insurance consultants的企业主，他说，你的保险代理公司“将要做的更好。” 管理 一天一天的管理员工，处理问题可能是一个棘手的问题。你是不是想将问题变得简单点？下面教你一些管理员工的工作方法。 11.雇用策略。创造网上申请表格，按照时间，薪水或教育水平设定界限。suzanne zuniga是位于科罗拉多州的colorado springs 的corvirtus的coo，这是一家人力顾问公司。有更多的选择意味着你能更快的找到适合雇用的人。 12.制定时间进度表。为员工建立一个时间进度表是一个耗时的工作，零售业尤其如此。但有一些软件包asgard system‘s time tracker， timeclock scheduler和timecurve scheduler，及一些其它的软件，这些软件能查出你的时间安排的错误事项，检查员工的时间和赚的钱。有些像timecurve scheduler这样的软件和quickbooks结合在一起，将支付薪水事项变得简单了。时间安排软件包的价格从$125到一千多元，价钱的多少取决于公司员工的多少，和你想购买什么样的软件，但从长期来看，这种投资会节省你的时间。许多公司在网站上提供各种软件让你试用。 13.雇佣cfo.有时代，一个记录员无法保证你做对全部的事。hall说：“公司企业主犯的最大的一个错误就是他们没有意识到他们需要一个经验丰富的cfo.”如今，有一些专门雇用cfo的员工代理机构。一个临时的cfo服务可能很贵，超过$1，000/天，但如果cfo能专注于你的公司，并能帮你得到利润，就物有所值。 14.加紧你的供应链。 john dubiel是总部在加州的raleigh的管理合伙人，这是一个帮助公司找出，发展和管理他们的供给策略链的公司。通过你的购买力量选择尽可能少的服务供应商，将你和供应商的关系加大。dubiel说：“简化并利用所有的资源。” 15. 外包你的人力资源功能。企业主花了三分之一的时间，进行薪水和福利决策。如果不能满足税收的最后期限或表格被填错了的话，他们就会有被处罚的危险。zuniga说：“将你的人力资源的工作外包给别人。” 16. 让更少的员工参加会议。在可以使用邮件更新的情况下，每周都需要员工会议吗？少点员工参加会议意味着说话更少，而行动更多。员人会感谢你的简洁：通过一个调查，有60%的管理人员抱怨他们在会议上的浪费的时间，74%的人对自己参加的会议表示怀疑。 市场推广 抓住顾客的注意力变得越来越困难。下面给你介绍一些可以增加你的市场推广作用的建议： 17.做一些数据资料。你的顾客怎么想你的公司？michael lebeau是位于康涅狄格的南norwalk的byte interactive的ceo，这是一个数据市场推广公司。 lebeau说：“你并不是在自己建立你的品牌，你的顾客对此起同样的作用。”简单的顾客评价卡或网络调查表格可以节约市场研究成本。 18.利用合作身份。和当地的公司合作有利于帮助你提高声誉。但找到一个适合的合伙人却非常花时间。你可能通过观察你的顾客，卖主和供应商简化这个过程。你已经知道其它人的服务，产品和市场推广，这样就能让你发展的更快，找到更有效的推动关系和支持者。 19. 直接找到顾客。你是不是在大部分美国人都上网的时代，还是将所有的时间都花在找大客户身上了，将钱花在tv广告上？peter koeppel是koeppel direct的创始人及主席，这是一家达拉斯的直接回复的tv媒体购买代理机构，它和像cigna， columbia house和directv这样的公司一样工作。将你的公司商业化，并将它们放到你的网上变得越来越贵，越来越难。koeppel说：“现在有技术以便如果有人登陆你的网站，商业自然就会上升，这是小公司可能用来打广告的工具，这样他们就不需要在电视上做广告。” 20. 得到信息。在这样一个人与人之间联系，通过电话，网络，目录，直接邮递的销售方式，就更容易失去品牌。为了简化起见，将你的业务分成5个主要渠道并每周找到一个主要的月市场推广信息，这样你就能使用所有的方式交流。你将会看到更少的顾客服务争论，让那些不理解你的员工的挫败感减少许多。 21. 巩固你的广告资料的收集时间。大多数企业主每周都进行广告陈述。相反，他们设定了一系统时间，譬如说周一的下午，这时候打广告的人知道他们能接触到顾客。每个人都要节约时间，而你就不必隐藏了。 私人时间 bo short是位于维吉尼亚charlottesville的非盈利组织american leadership foundation的主席，他说：“工作很容易消耗你的时间，但如果你做工作，工作会将你的时间全部占去吗？”下面介绍五个方式让你的生活更加协调： 22.选择哪些事项需要外包出去。你不需要事必躬亲；你可以让别人帮助你完成一些工作。外包一些任务让你有时间集中精力做别的事情，即便是时不时的打打高尔夫球也好。而且，short说：“你是顾客，他们就会对你更好。”你还要学会将任务安排给你的员工。 23.设定界线。在午饭后留下10分钟处理私人电话。无论多忙，每天都要设定一个固定的时间离开公司。在你晚上睡觉前，都至少花两个小时做一些有趣的事。你的家庭会感谢你的。 24.减短你的必做单子。barry izsak是位于德克萨斯州的austin的arranging it all的主席，这是一家帮助企业变得有条理的公司。barry izsak说：“必做单子只是一个浪费单子。”一个长长的必做单子让你只能花更少的时间让你集中精力于有回报的事项。相反，一个短的单子能让你关注于每天最重要的事。而可以先将其它事放在一边。 25.全身心的投入工作。izsak说，那些花许多时间在小事情上的企业家“对公司的发展起反作用，也没有成功的时间。”就是要掌握工作方法，在没有障碍的情况下工作，也就是说在没有联系和没有电话的情况下工作，一天一小时。这样就能给你一种成就感。